1. Pengorganisasian dan Revisi Pesan-Pesan Bisnis
1.1
Pengorganisasian
Melalui Outline
Susunan suatu outline secara garis
besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan:
ü Mulailah dengan Ide Pokok
Ide pokok akan membantu Anda dalam menetapkan tujuan
dan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok tersebut dapat dirangkum ke dalam
dua hal, yaitu: (1) apa yang Anda inginkan terhadap audiens untuk melakukannya
atau memikirkannya; (2) alasan yang mendasar mengapa mereka harus melakukan
atau memikirkannya. Ide pokok merupakan titik awal untuk membuat outline.
ü
Nyatakan Poin-poin pendukungyang Penting
Setelah menetapkan ide pokok pesan yang akan
disampaikan, maka tahap kedua adalah menyusun poin-poin pendukung yang penting
sebagai pendukung ide-ide pokok tersebut.
ü
Ilustrasi dengan Bukti-bukti
Tahap ketiga dalam menyusun outline adalah memberikan
illustrasi dengan mengemukakan bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin
banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, maka outline yang Anda buat akan
menjadi semakin baik.
1.2
Pemilihan
Kata yang Tepat
Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada audiens,
peran kata menjadi penting. Penggunaan kata yang sama sekali tidak diketahui
sangat asing bagi audiens bukan saja pemborosan atau membuang-buang waktu,
tetapi penyampaian maksud/tujuan komunikasi menjadi terganggu. Oleh
karena itu perlu diperhatikan hal-hal berikut:
ü Pilihlah
kata yang sudah familiar
Diperlukan suatu analisis audiens,
terutama untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan pengalaman audiens.
Pemahaman yang baik terhadap audiens akan memberikan pengaruh yang baik bagi
proses penyampaian pesan – pesan bisnis.
ü Pilihlah
kata-kata yang singkat
Kata-kata
yang singkat selain efisien, juga mudah dipahami oleh audiens. Tetapi kita juga
harus memperhatian kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.
ü Hindari
kata-kata yang bermakna ganda
Penggunaan
kata-kata tersebut akan mengakibatkan penafsiran yang bermacam – macam. Hal ini
dapat mengakibatkan tidak tercapainya maksud dari pesan-pesan bisnis.
1.3
Membuat Kalimat yang Efektif
Kalimat
haruslah disusun secara efektif agar pesan yang disampaikan mudah dimengerti.
Kalimat efektif adalah bentuk kalimat yang disusun untuk mencapai informasi
yang tepat. Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan tiga hal, yaitu:
a. Kesatuan
pikiran
b. Kesatuan
susunan
c. Kelogisan
2.
Perencanaan
Laporan Bisnis
2.1
Bagian-Bagian
Pokok dalam Laporan Bisnis
a.
Pendahuluan
Beberapa hal yang dipertimbangkan
untuk dikemukakan pada bagian ini adalah latar belakang masalah, menetapkan
masalah dan lingkup kajian, menyusun pernyataan tujuan, metode pengambilan dan
analisis data, sumber informasi atau data, definisi istilah dan keterbatasan
kajian.
b.
Isi atau Teks Laporan
Dalam bagian ini merupakan bagian
terpanjang dari suatu laporan, karena dibahas hal-hal penting secara rinci.
Tujuan penulisan laporan secara sistematis dibahas dalam bab-bab,yang
mencangkup temuan fakta yang penting dan relevan. Hal-hal yang tidak perlu dan
tidak relevan dengan tujuan penulisan laporan harus dibuang.
c.
Penutup
Bagian ini mencangkup Rangkuman,
Kesimpulan, Rekomendasi, dan Rencana Tindakan.
2.2
Pengorganisasian
Isi dalam Laporan Bisnis
Ada 2 cara yang dapat digunakan
untuk menyusun isi laporan bisnis yaitu cara deduksi (langsung) dan cara induksi
(tak langsung).
1.
Cara Deduksi
Menyampaikan ide pokok dan
rekomendasi terlebih dahulu,setelah itu baru dijelaskan hal – hal yang rinci. Digunakan
pada kriteria pembaca:
·
Esekutif yang sibuk,ingin berita segera,
·
Ingin mengetahui berita baik atau informasi netral,
·
Ingin menganalisa data dengan baik ketika analisa
laporan berada diawal.
2. Cara induksi
Menjelaskan fakta – fakta yang ada terlebih
dahulu,kemudian memberikan ide pokok, kesimpulan dan rekomendasi.Digunakan pada
kriteria pembaca:
· Ingin
mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu,
· Ingin
mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan,
· Perlu
membaca laporan secara keseluruhan bukan awalnya saja.
3.
Presentasi
Bisnis
3.1
Persiapan
Dasar Presentasi Bisnis
Persiapan dasar menjelang presentasi :
· Penguasaan terhadap topik atau materi yang akan dipresentasikan.
·
Penguasaan
berbagai alat bantu presentasi dengan baik.
·
Menganalisis
siapa yang akan menjadi audiens atau peserta presentasi.
·
Menganalisis
berbagai lingkungan lokasi atau tempat untuk presentasi.
Penggunaan Alat Bantu Dalam Presentasi :
ü Papan tulis hitam dan putih (blacboard & whiteboard) yaitu salah satu alat bantu presentasi yang sudah cukup lama, dan kini alat bantu tsb relatif jarang digunakan. Sarana ini cocok untuk kegiatan seperti lokakarya, briefing, rapat maupun diskusi
ü Flip Charts yaitu sebuah papan yg dilengkapi dgn lembaran-lembaran kertas berukuran penuh. Apabila lembar kertas sudah penuh, maka dpt dimembuka lembar kosong selanjutnya atau menyobeknya.
ü Transparansi overhead project yaitu alat bantu presentasi yang cukup populer bagi para pembicara. Diberbagai belahan dunia seperti Amerika Serikat, Inggris, Australia dan kanada. Dengan semakin meluasnya teknologi komputer, maka semakin banyak yg dapat memanfaatkan kemampuan komputer untuk membuat tampilan grafik, gambar, bagan dsb.
ü Papan tulis elektronik yaitu Papan tulis elekronik memiliki motor elektronik untuk menggulung layar sehingga muncul bagian bersih yang baru dan seterusnya
ü Video Cassete Recorder (VCR) yaitu dapat digunakan sebagai sarana untuk melakukan persentase bisnis . anda dapat merekam berbagai program pelatihan atau kegiatan kegiatan tertentu sebagai bahan study kasus dalam format kaset video. kaset video memiliki tiga macam format yaitu : PAL, NTSC, SECAM
ü Panel LCD yaitu untuk dapat beroperasi layar LCD dihubungkan dengan port monitor bagian belakang komputer yang bertindak seperti layar komputer dan bertindak seperti layar komputer biasa yang menayangkan data atau gambar.
ü Proyektor LCD yaitu salah satu alat bantu persentasi yang banyak di gunakan oleh organisasi atau lembaga bisnis maupun non bisnis . dalam perkembangannya , proyektor LCD dari waktu ke waktu mengalami perkembangan yang semakin baik . perkembangannya dapat dilihat dari produk atau tau tampilan produk yang semakin menarik dan ramping. Proyektor LCD ini baru dapat berfungsi dengan baik apabila dihubungkan dengan Personal Computer (PC) baik dalam bentuk komputer jinjing (portabel computer) maupun komputer meja (desktop komputer)
3.2
Menganalisa
Audience
Dalam
menganalisis audiens seorang pembicaraan harus mampu menjawab enam pertanyaan
mendasar berikut ini :
1.
Siapa audiensnya?
Analisis audiens ini berkaitan dengan kepada siapa
seseorang itu berbicara.
2.
Apa yang diinginkan audiens?
Agar penyampaian pesan-pesan bisnis sesuai seperti
yang diharapkan, pembicara yang baik perlu mengetahui apa yang diinginkan oleh
audiens.
3.
Dimana melakukan persentasi?
Bagi pembicara, pemahaman terhadap tempat persentasi
dilakukan sangat penting.
4.
Kapan melakukan persentasi?
Seorang pembicara perlu memperhatikan secara seksama
kapan melakukan persentasi bisnis (rincian mengenai tanggal,bulan
hari,dan jam berapa).
5.
Mengapa melakukan persentasi?
Sebelum melakukan persentasi bisnis,seorang pembicara
harus mampu menjawab pertanyaan mengapa harus melakukan persentasi
bisnis.
6.
Bagaimana melakukan persentasi?
Seorang pembicara yang satu dengan pembicara yang lain
tentunya memiliki strategi persentasi bisnis yang berbeda-beda.
3.3
Mempersiapkan
Diri dan Materi
Dalam melakukan presentasi tentu kita harus
mempersiapkan diri dan mental, ini penting supaya kepercayaan diri anda
meningkat dan agar presentasi anda berjalan dengan lancar. Tegaskan kepada diri
sendiri bahwa anda bisa melakukan presentasi tersebut, ini juga sebagai
penyemangat dalam melakukan presentasi. Prinsip dasar dalam presentasi,
diantaranya:
·
Mengendalikan rasa takut
·
Membangun fondasi presentasi
·
Mempersiapkan materi
·
Mempersiapkan diri
REFERENSI
https://reviindah.wordpress.com/2015/05/16/vii-pengorganisasian-dan-revisi-pesan-pesan-bisnis/
http://tiopanjorgi.blogspot.co.id/2015/06/persiapan-dasar-presentasi-bisnis.html
