Komunikasi Bisnis

1.             Pengorganisasian dan Revisi Pesan-Pesan Bisnis

1.1         Pengorganisasian Melalui Outline

Susunan suatu outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan:

ü   Mulailah dengan Ide Pokok

Ide pokok akan membantu Anda dalam menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok tersebut dapat dirangkum ke dalam dua hal, yaitu: (1) apa yang Anda inginkan terhadap audiens untuk melakukannya atau memikirkannya; (2) alasan yang mendasar mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya. Ide pokok merupakan titik awal untuk membuat outline.

ü   Nyatakan Poin-poin pendukungyang Penting

Setelah menetapkan ide pokok pesan yang akan disampaikan, maka tahap kedua adalah menyusun poin-poin pendukung yang penting sebagai pendukung ide-ide pokok tersebut.

ü   Ilustrasi dengan Bukti-bukti

Tahap ketiga dalam menyusun outline adalah memberikan illustrasi dengan mengemukakan bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, maka outline yang Anda buat akan menjadi semakin baik.

1.2         Pemilihan Kata yang Tepat

Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada audiens, peran kata menjadi penting. Penggunaan kata yang sama sekali tidak diketahui sangat asing bagi audiens bukan saja pemborosan atau membuang-buang waktu, tetapi penyampaian maksud/tujuan komunikasi menjadi terganggu. Oleh karena itu perlu diperhatikan hal-hal berikut:

ü   Pilihlah kata yang sudah familiar

Diperlukan suatu analisis audiens, terutama untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan pengalaman audiens. Pemahaman yang baik terhadap audiens akan memberikan pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan – pesan bisnis.

ü   Pilihlah kata-kata yang singkat

Kata-kata yang singkat selain efisien, juga mudah dipahami oleh audiens. Tetapi kita juga harus memperhatian kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.

ü   Hindari kata-kata yang bermakna ganda

Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan penafsiran yang bermacam – macam. Hal ini dapat mengakibatkan tidak tercapainya maksud dari pesan-pesan bisnis.

1.3         Membuat Kalimat yang Efektif

Kalimat haruslah disusun secara efektif agar pesan yang disampaikan mudah dimengerti. Kalimat efektif adalah bentuk kalimat yang disusun untuk mencapai informasi yang tepat. Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan tiga hal, yaitu:

a.    Kesatuan pikiran

b.    Kesatuan susunan

c.    Kelogisan

2.             Perencanaan Laporan Bisnis

2.1         Bagian-Bagian Pokok dalam Laporan Bisnis

a.              Pendahuluan

Beberapa hal yang dipertimbangkan untuk dikemukakan pada bagian ini adalah latar belakang masalah, menetapkan masalah dan lingkup kajian, menyusun pernyataan tujuan, metode pengambilan dan analisis data, sumber informasi atau data, definisi istilah dan keterbatasan kajian.

b.             Isi atau Teks Laporan

Dalam bagian ini merupakan bagian terpanjang dari suatu laporan, karena dibahas hal-hal penting secara rinci. Tujuan penulisan laporan secara sistematis dibahas dalam bab-bab,yang mencangkup temuan fakta yang penting dan relevan. Hal-hal yang tidak perlu dan tidak relevan dengan tujuan penulisan laporan harus dibuang.

c.              Penutup

Bagian ini mencangkup Rangkuman, Kesimpulan, Rekomendasi, dan Rencana Tindakan.

2.2         Pengorganisasian Isi dalam Laporan Bisnis

Ada 2 cara yang dapat digunakan untuk menyusun isi laporan bisnis yaitu cara deduksi (langsung) dan cara induksi (tak langsung).

1.    Cara Deduksi

Menyampaikan ide pokok dan rekomendasi terlebih dahulu,setelah itu baru dijelaskan hal – hal yang rinci. Digunakan pada kriteria pembaca:

·      Esekutif yang sibuk,ingin berita segera,

·      Ingin mengetahui berita baik atau informasi netral,

·      Ingin menganalisa data dengan baik ketika analisa laporan berada diawal. 

2.    Cara induksi

Menjelaskan fakta – fakta yang ada terlebih dahulu,kemudian memberikan ide pokok, kesimpulan dan rekomendasi.Digunakan pada kriteria pembaca:

·      Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu,

·      Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan,

·      Perlu membaca laporan secara keseluruhan bukan awalnya saja.

3.             Presentasi Bisnis

3.1         Persiapan Dasar Presentasi Bisnis

Persiapan dasar menjelang presentasi :

·       Penguasaan terhadap topik atau materi yang akan dipresentasikan.

·       Penguasaan berbagai alat bantu presentasi dengan baik.

·       Menganalisis siapa yang akan menjadi audiens atau peserta presentasi.

·       Menganalisis berbagai lingkungan lokasi atau tempat untuk presentasi.

Penggunaan Alat Bantu Dalam Presentasi :

ü Papan tulis hitam dan putih (blacboard & whiteboard) yaitu salah satu alat bantu presentasi yang sudah cukup lama, dan kini alat  bantu tsb relatif jarang digunakan. Sarana ini cocok untuk kegiatan seperti lokakarya, briefing, rapat maupun diskusi

ü Flip Charts yaitu sebuah papan yg dilengkapi dgn lembaran-lembaran kertas berukuran  penuh. Apabila lembar kertas sudah penuh, maka dpt dimembuka lembar kosong selanjutnya atau menyobeknya.

ü Transparansi overhead project yaitu alat bantu presentasi yang cukup populer bagi para  pembicara. Diberbagai belahan dunia seperti Amerika Serikat, Inggris, Australia dan kanada. Dengan semakin meluasnya teknologi komputer, maka semakin banyak yg dapat memanfaatkan kemampuan komputer untuk membuat tampilan grafik, gambar, bagan dsb.

ü Papan tulis elektronik yaitu Papan tulis elekronik memiliki motor elektronik untuk menggulung layar sehingga muncul bagian bersih yang baru dan seterusnya

ü Video Cassete Recorder (VCR) yaitu dapat digunakan sebagai sarana untuk melakukan persentase bisnis . anda dapat merekam berbagai program  pelatihan atau kegiatan kegiatan tertentu sebagai bahan study kasus dalam format kaset video. kaset video memiliki tiga macam format yaitu : PAL, NTSC, SECAM

ü Panel LCD yaitu untuk dapat beroperasi layar LCD dihubungkan dengan port monitor bagian belakang komputer yang bertindak seperti layar komputer dan bertindak seperti layar komputer biasa yang menayangkan data atau gambar.

ü Proyektor LCD yaitu salah satu alat bantu persentasi yang banyak di gunakan oleh organisasi atau lembaga bisnis maupun non bisnis . dalam perkembangannya , proyektor LCD dari waktu ke waktu mengalami  perkembangan yang semakin baik . perkembangannya dapat dilihat dari produk atau tau tampilan produk yang semakin menarik dan ramping. Proyektor LCD ini baru dapat berfungsi dengan baik apabila dihubungkan dengan Personal Computer (PC) baik dalam bentuk komputer jinjing (portabel computer) maupun komputer meja (desktop komputer)

3.2         Menganalisa Audience

Dalam menganalisis audiens seorang pembicaraan harus mampu menjawab enam pertanyaan mendasar berikut ini :

1.    Siapa audiensnya?

Analisis audiens ini berkaitan dengan kepada siapa seseorang itu berbicara.

2.    Apa yang diinginkan audiens?

Agar penyampaian pesan-pesan bisnis sesuai seperti yang diharapkan, pembicara yang baik perlu mengetahui apa yang diinginkan oleh audiens.

3.    Dimana melakukan persentasi?

Bagi pembicara, pemahaman terhadap tempat persentasi dilakukan sangat penting.

4.    Kapan melakukan persentasi?

Seorang pembicara perlu memperhatikan secara seksama kapan melakukan  persentasi bisnis (rincian mengenai tanggal,bulan hari,dan jam berapa).

5.    Mengapa melakukan persentasi?

Sebelum melakukan persentasi bisnis,seorang pembicara harus mampu menjawab  pertanyaan mengapa harus melakukan persentasi bisnis.

6.    Bagaimana melakukan persentasi?

Seorang pembicara yang satu dengan pembicara yang lain tentunya memiliki strategi persentasi bisnis yang berbeda-beda.

3.3         Mempersiapkan Diri dan Materi

Dalam melakukan presentasi tentu kita harus mempersiapkan diri dan mental, ini penting supaya kepercayaan diri anda meningkat dan agar presentasi anda berjalan dengan lancar. Tegaskan kepada diri sendiri bahwa anda bisa melakukan presentasi tersebut, ini juga sebagai penyemangat dalam melakukan presentasi. Prinsip dasar dalam presentasi, diantaranya:

·      Mengendalikan rasa takut

·      Membangun fondasi presentasi

·      Mempersiapkan materi

·      Mempersiapkan diri

REFERENSI

http://xerma.blogspot.co.id/2014/04/pengorganisasian-pesan-pesan-bisnis.html

http://bagussmpr.blogspot.co.id/2016/05/pengorganisasian-dan-revisi-pesan-pesan.html

https://reviindah.wordpress.com/2015/05/16/vii-pengorganisasian-dan-revisi-pesan-pesan-bisnis/ http://tiopanjorgi.blogspot.co.id/2015/06/persiapan-dasar-presentasi-bisnis.html

https://taniakharismaya.wordpress.com/2015/05/31/presentasi-bisnis/

http://anggunichascratch.blogspot.co.id/2016/06/pengorganisasian-dan-revisi-pesan-bisnis.html

KOMUNIKASI BISNIS

JENIS-JENIS KOMUNIKASI

A.                Komunikasi Menurut Penyampaianya

Menurut cara penyampaiannya informasi dapat dibedakan menjadi dua diantaranya :

ü  Komunikasi Lisan

Kommunikasi lisan merupakan komunikasi langsung yg terjadi secara langsung dan tidak dibatasi oleh jarak, dimana dua belah pihak dapat saling bertatap muka, misalnya dialog antara dua orang, wawancara dan sebagainya

ü  Komunikasi Tertulis

Komuniaksi tertulis yg dilaksanakan dalam bentuk surat dan dipergunakan untuk menyampaikan suatu berita yg sifatnya singkat, jelas tetapi perlu untuk ditulis dengan maksud2 tertentu.

B.                 Komunikasi Menurut Kelangsunganya

ü  Komunikasi Langsung

Pada proses komunikasi langsung, komunikasinya dilakukan secara langsung tanpa adanya bantuan perantara orang ketiga, ataupun media komunikasi yg  ada dan tidak dibatasi oleh jarak.

ü  Komunikasi Tidak Langsung

Proses komunikasnya dilakukan dengan bantuan dari pihak ketiga atau bantuan dari berbagai alat media komunikasi.

C.                Komunikasi Menurut Perilaku

Berdasarkan perilakunya, komunikasi dapat dibedakan menjadi dua diantaranya :

ü  Komunikasi Formal

Komunikasi formal biasanya terjadi antara anggota suatu organisasi / persuhaan yg tata caranya sudah diatur dalam struktur organisasinya 

ü  Komunikasi Infromal

Sedangkan komunikasi informal terjadi pada suatu organisasi / perusahaan yg tidak ditentukan dalam struktur organisasi dan juga tidak adanya pengakuan secara resmi. Komunikasi informal juga tidak memiliki pengaruh terhadap kepentingan organisasi / perusahaan.

D.                Komunikasi Menurut Maksud

Ada berbagai macam komunikasi yg memang memiliki maksud tertenu. Contohnya sebagai berikut :

·         Memberi Cerahmah

·         Berpidato

·         Wawancara

·         Memberi Prasaran

·         Memberi Perintah Atau Tugas

E.                 Komunikasi Menurut Ruang Lingkup

Komunikasi menurut ruang lingkup dapat dibedakan menjadi dua :

·         Komunikasi internal

Merupakan suatu komunikasi yg berlangsung dalam ruang lingkup atau lingkungan organisasi atau perusahaan. Komunikasi internal ini dapat dibedakan menjadi 3 macam yaitu : komunikasi vertikal, komunikasi horisontal, komunikasi diagonal

ü  Komunikasi eksternal

Merupakan komunikasi yg berlangsung antara orgnaisasi atau perusahaan yg ada diluar ruang lingkup organisasi tersebut. Komunikasi pihak luar dapat berbentuk : konfperensi pers, bakti sosial, siaran televisi dsb.

F.                 Komunikasi menurut aliran informasi

Informasi merupakan muatan yg menjadi bagian pokok kominikasi. Ada beberapa macam komunikasi menurut aliran informasi yg dapat dibedakan sebagai berikut :

ü  Komunikasi Satu Arah

·         Komunikasi Dua Arah

·         Komunikasi Ke Bawah

·         Komunikasi Ke Atas

·         Komunikasi Kesamping

G.                Komunikasi menurut jaringan kerja

Di dalam suatu organisasi / perusahaan komunikasi akan tercapai menurut sistem yg ditetapkan dalam jaringan kerja. Komunikasi menurut jaringan kerja ini dapat dibedakan menjadi tiga antara lain:

·         Komunikasi Jaringan Kerja Santai

Komunikasi ini terjadi menurut saluran hirarki suatu organisasi            

·         Komunikasi Jaringan Kerja Lingkaran                                          

Pada komunikasi ini terjadi melalui saluran komunikasi yg berbentuk seperti sebuah lingkaran.

·         Komunikasi Jaringan Bintang                  

Komunikasi ini terjadi melalui satu sentral dan saluran yang dilalui lebih pendek.                

H.                Komunikasi Menurut Peranan Individu 

Komunikasi yg dilakukan oleh seseorang kepada pihak2 lain baik itu secara kelompok ataupun secara individual. Lantas ada beberapa macam proses komunikasi individu antara lain :

·         Komunikasi antar individu dengan individu yg lain.              

Komunikasi ini terlaksana baik secara informal maupun nonformal, yg jelas individu yg bertindak sebagai komunikator harus mempengaruhi perilaku individu yg lain.

ü  Komunikasi antara individu dengan lingkungan yg lebih luas.

Komunikasi ini terjadi karena adanya individu yg dimaksud memiiliki kemampuan yg tinggi untuk mengadakan hubungan dengan suatu lingkungan.                                                                              

ü  Komunikasi antara individu dengan dua kelompok atau lebih.

Komunikasi ini individu berberan sebagai perantara dua kelompok atau lebih.

I.                   Komunikasi Menurut Jumlah Pelaku Dalam Komunikasi

Komunikasi selalu terjadi diantara sesama manusia baik itu perorangan maupun kelompok. Oleh karna itu jumlah yang berkomunikasi akan mempengaruhi proses komunikasi itu sendiri.

 

TEKNOLOGI INFORMASI DALAM KOMUNIKASI BISNIS

 

A.                KEUNTUNGAN MENGUASAI TEKNOLOGI INFORMASI

ü  Dalam Bidang Sosial keuntungan kemajuan teknologi komunikasi yang cepat dapat mempermudah komunikasi antara suatu tempat dan tempat yang lain.

ü  Dalam Bidang Pendidikan:

1.                  Informasi yang dibutuhkan akan semakin cepat dan mudah di akses untuk kepentingan pendidikan.

2.                  Inovasi dalam pembelajaran semakin berkembang dengan adanya inovasi e-learning yang semakin memudahkan proses pendidikan.

3.                  Kemajuan TIK juga akan memungkinkan berkembangnya kelas virtual atau kelas yang berbasisteleconference yang tidak mengharuskan sang pendidik dan peserta didik berada dalam satu ruangan.

4.                  Sistem administrasi pada sebuah lembaga pendidikan akan semakin mudah dan lancar karena penerapan sistem TIK.

ü  Dalam Bidang Ekonomi :

1.                  Semakin maraknya penggunaan TIK akan semakin membuka lapangan pekerjaan.

2.                  Bisnis yang berbasis TIK atau yang biasa disebut e-commerce dapat mempermudah transaksi-traansaksi bisnis suatu perusahaan atau perorangan

3.                  Dengan fasilitas pemasangan iklan di internet pada situs-situs tertentu akan mempermudah kegiatan promosi dan pemasaran suatu produk.

ü  Dalam Bidang Pemerintahan :

1.                  Tenologi Informasi dan Komunikasi yang dikembangkan dalam pemerintahan atau yang disebut e-government membuat masyarakat semakin mudah dalam mengakses kebijakan pemerintah sehingga program yang dicanangkan pemerintah dapat berjalan dengan lancar.

2.                  E-government juga dapat mendukung pengelolaan pemerintahan yang lebih efisien, dan bisa meningkatkan komunikasi antara pemerintah dengan sektor usaha dan industri.

3.                  Masyarakat dapat memberi masukan mengenai kebijakan-kebijakan yang dibuaat oleh pemerintah sehingga dapat memperbaiki kinerja pemerintah.

B.                 PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM KOMUNIKASI BISNIS

Bidang Teknologi Informasi memberi prospek pada bangsa Indonesia yang tengah dilanda krisis ekonomi. Persaingan bisnis yang semakin ketat di era globalisasi ini menuntut perusahaan untuk menyusun kembali strategi dan taktik bisnisnya. Jika dilihat lebih mendalam, ternyata esensi dari persaingan terletak pada bagaimana sebuah perusahaan dapat mengimplementasikan proses penciptaan produk dan atau jasanya secara lebih murah, lebih baik, dan lebih cepat dibandingkan dengan pesaing bisnisnya.Saat ini penerapan teknologi informasi dan komunikasi diperlukan dalam dunia bisnis sebagai alat bantu dalam upaya memenangkan persaingan. Penerapan Teknologi Informasi yang dilakukan dikategorikan sebagai berikut :

1.               Aplikasi Teknologi Informasi yang menjadi landasan dari berbagai aplikasi lain yang ada di dalam Perusahaan antara lain sistem operasi, basis data, network management dan lain-lain.

2.               Aplikasi yang sifatnya mendasar (utility) yaitu aplikasi Teknologi Informasi yang dipergunakan untuk berbagai urusan utilisasi sumber daya Perusahaan anatara lain sistem penggajian, sistem akuntansi & keuangan dan lain-lain.

3.               Aplikasi Teknologi Informasi yang sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan terutama yang berkaitan dengan proses penciptaan produk/jasa yang ditawarkan.Pemanfaatan Teknologi Informasi yang dilakukan dalam menunjang kegiatan operasional perusahaan meliputi bidang-bidang sistem informasi akuntansi dan keuangan, sistem informasi properti, sistem informasi forwarding, sistem informasi pergudangan, sistem informasi sdm, sistem informasi poliklini, aplikasi audit internal (pengawasan spi), sistem persediaan atk/cetakan, sistem inventarisasi peralatan kantor, sistem electronic data interchange (edi) untuk pengiriman dokumen, website dan intranet, dan sebagainya.

Salah satu yang paling menonjol perubahan yang terjadi dalam lingkungan bisnis adalah pengenalan e-commerce. E-commerce menyediakan kesempatan bagi organisasi menakjubkan untuk memperluas seluruh dunia pada biaya kecil. E-commerce adalah hanya didefinisikan sebagai pembelian, penjualan, dan bertukar produk, jasa, dan informasi melalui jaringan komputer, terutama internet. Manfaat dan dampak e-commerce telah membawa tidak hanya untuk organisasi, tetapi pelanggan dan masyarakat. 

C.                PENGARUH PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN BISNIS

Teknologi sistem informasi banyak dimanfaatkan bagi pengguna yang sangat berpengaruh terhadap jalannya suatu organisasi atau dalam perusahaan. Teknologi sistem informasi dalam organisasi bisnis menjadi penting artinya berkaitan dengan ketepatan waktu dan kebenaran penyediaan informasi yang dibutuhkan pemakai. Perkembangan sistem informasi tersebut perlu didukung banyak faktor yang diharapkan dapat memberikan kesuksesan bagi sistem informasi itu sendiri yang tercermin dari kepuasan user sebagai pengguna sistem informasi tersebut. Sistem informasi tidak hanya sebagai alat pengolahan data melainkan digunakan untuk mengetahui lebih cepat timbulnya permasalahan dalam organisasi.

Sistem informasi adalah salah satu cara agar organisasi bisnis dapat memberikan keunggulan kompetitif. Teknologi informasi merupakan sumber daya keempat setelah sumber daya manusia, sumber daya uang, sumber daya mesin yang digunakan untuk membentuk dan mengoperasikan perusahaan. Teknologi informasi dalam organisasi akan membantu penyediaan informasi dalam pengambilan keputusan seorang manajer dalam suatu perusahaan dengan cepat. Sistem informasi tersebut digunakan untuk meningkatkan kinerja individual dalam organisasi bisnis yang pastinya juga akan meningkatkan kerja organisasi. Teknologi sistem informasi saat ini memainkan peranan penting dalam mendukung pengambilan keputusan oleh manajemen dalam pengevaluasian. Dimana evaluasi tersebut berguna dalam membantu tercapainya keberhasilan atas pengembangan sistem informasi. Keberhasilan suatu sistem informasi tergantung pada kemudahan dan pemanfaatan pemakai sistem terhadap teknologi yang ada dalam sistem karena teknologi akan membantu individu dalam menyelesaikan tugasnya. Suatu hal yang amat penting diperhatikan oleh perilaku bisnis dalam merapkan teknologi informasi adalah sejauh mana keberhsilan sistem tersebut membawa dampak positif dalam peningkatan kinerja baik individual maupun organisasi secara keseluruhan.

Penerapan teknologi informasi dalam sistem informasi perusahaan atau organisasi harus dipertimbangkan dari sisi efisiensi dan keefektifan serta pemanfaatan dari pemakaian teknologi informasi tersebut. Untuk mengukur seberapa besar manfaat atau pengaruh teknoligi sistem informasi dalam suatu perusahaan atau organisasi diperlukan suatu evaluasi untuk memberikan gambaran keberhasilan sistem itu sendiri. Evaluasi yang dilakukan terhadap teknologi sistem informasi bermula dari pemakai. Karena pemakai dapat berasumsi mengenai teknologi sistem informasi yang dibutuhkan sesuai dengan kemampuan dan sesuai dengan kebutuhannya.

Teknologi informasi telah membawa perubahan mendasar pada struktur, operasi dan manajemen organisasi. Penggunaan teknologi dalam organisasi akan mendukung kegiatan untuk meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya operasional, meningkatkan pengambilan keputusan, meningkatkan hubungan terhadap konsumen atau pelanggan, serta mengembangkan aplikasi strategi baru. Tidak jarang ditemukan teknologi yang diterapkan dalam sistem informasi sering tidak tepat atau tidak dimanfaatkan secara maksimal oleh pemakai sistem sehingga penerapan sistem informasi kurnag memberikan manfaat dalam peningkatan kinerja individual. Jika evaluasi pemakai atas teknologi cocok dengan kemampuan dan tuntutan dalam tugas pemakai, maka akan memberikan dorongan pemakai untuk memanfaatkan teknologi sistem informasi. 

PENGERTIAN PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS

 

A.                PENENTUAN PROSES KOMPOSISI

Proses komposisi ( composition process ) penyusunan pesan-pesan bisnis dapat dianalogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang komposer. Begitu halnya dengan proses komposisi untuk pesan-pesan bisnis.

Pesan bisnis yang efektif bertujuan untuk menarik perhatian pihak lawan komunikasi, krena itu pesan harus ringkas dan menunjukkan tujuan yang jelas. Tujuan dalam penulisan pesan bisnis yang efektif adalah lebih bersiafat untuk menyatakan ide daripada mengesankan lawan komunikasi.

Proses komposisi bukan merupakan faktor yang bersifat wajib ditaati sehingga langkah-langkah dalam penyusunan pesan tidak harus mengikuti rumus tertentu yang bersifat matematis, melainkan diperlukan kesesuaian dengan kebutuhan, kondisi, dan situasi komunikasi. Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap :

1.                  Perencanaan, proses perencanaan meliputi 3 tahapan penting yang perlu penting yang perlu diperhatikan, yaitu mendefinisikan tujuan, menganalisis audiens, dan memilih saluran dan media komunikasi yang akan digunakan.

2.                  Pengorganisasian, proses ini dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf, dan memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya. Perlu diperhatikan bagaimana menggunakan kata-kata, kalimat, paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh si penerima pesan.

3.                  Revisi, kalau ternyata belum sesuai, perlu dilakukan pengecekan sekaligus revisi atau perbaikan seperlunya, sehingga apa yang telah direncanakan sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin.

B.                 PENENTUAN TUJUAN

1.      Mengapa tujuan harus jelas, tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan untuk mencapai tujuan yang dikehendaki. Di samping itu, penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu proses membantu pengambilan keputusan yang mencakup, antara lain:

a.                   Keputusan untuk meneruskan pesan

b.                  Keputusan untuk menanggapi audiens

c.                   Keputusan untuk memusatka isi pesan

d.                  Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan

2.      Tujuan komunikasi bisnis

Secara umum ada 3 tujuan komunikasi bisnis, yaitu:

a.                   Memberi informasi, adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain.

b.                  Melakukan persuasi, adalah melakukan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar.

c.                   Melakukan kolaborasi, adalah melakukan kerja sama antara seseorang dengan orang lain.

3.      Cara Menguji Tujuan

Penentuan tujuan yang baik tentunya harus mudah diaplikasikan dalam dunia nyata. Oleh karena itu, untuk menguji apakah suatu tujuan tersebut sudah baik atau belum, diperlukan pengujian dengan 4 pertanyaan sebagai berikut:

a.                   Apakah tujuan tersebut realistik? (Dalam arti bahwa ide atau gagasan yang hendak disampaikan dapat disesuaikan dengan kemampuan yang ada, seperti kemampuan finansial, manajerial, sumber daya, dan teknis operasional)

b.                  Apakah waktunya tepat? (Dalam menyampaikan suatu ide atau gagasan, hendaknya dipertimbangkan masalah ketepatan waktu)

c.                   Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat? (Ketidaktepatan dalam menentukan siapa yang layak untuk menyampaikan suatu pesan akan berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian suatu pesan)

d.                  Apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi perusahaan? (tujuan penyampaian suatu pesan hendaknya mengacu pada tujuan organisasi secara keseluruhan)

C.                ANALISIS AUDIENS

1.                  Cara Mengembangkan Profil Audiens

a.       Menentukan ukuran dan komposisi audiens

b.      Siapa audiensnya

c.       Reaksi audiens

d.      Tingkat pemahaman audiens

e.       Hubungan komunikator dengan audiens

2.                  Cara Memuaskan Audiens akan Kebutuhan Informasi

a.       Temukan atau cari apa yang diinginkan oleh audiens

b.      Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan

c.       Berikan semua informasi yang diperlukan

d.      Pastikan bahwa informasinya akurat

e.       Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audiens

3.                  Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audiens

Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audiens untuk mau mengubah perilaku mereka. Akan tetapi, pemberian motivasi ini sering kali mengalami hambatan. Hal ini disebabkan kecenderungan dari audiens untuk tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang baru. Salah satu cara untuk mengatasinya adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional. Meskipun pendekatan dengan menggunakan argumentasi ini , merupakan cara yang baik untuk menarik audiens, perlu juga untuk mencoba menggunakan pendekatan emosi audiens.

D.                PENENTUAN IDE POKOK

Topik dan ide pokok merupakan 2 hal yang berbeda.Topik adalah subjek pesan yang lebih luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik, yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut sehingga dapat diterima oleh audiens. Dalam suatu surat pendek atau memo, ide pokok mungkin jelas. Namun, dalam surat yang kompleks, menentukan ide pokok, hal-hal penting yang harus diperhatikan adalah:

1.                  Teknik curah pendapat, yaitu memberikan keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan menguji berbagai alternatif dengan mempertimbangkan tujuan, audiens, dan fakta yang ada.

2.                  Pembatasan cakupan, yaitu ide pokok dari pesan-pesan selebihnya disesuaikan dengan waktu yang tersedia sehingga poin-poin yang penting tidak sampai terabaikan.

E.                 SELEKSI SALURAN DAN MEDIA

1.                  Komunikasi Lisan

Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan adalah kemampuan memberikan umpan balik dengan segera. Saluran ini digunakan bila pesan yang disampaikan sederhana, tidak diperlukan catatan permanen, dan audiens dapat dibuat lebih nyaman. Komunikasi lisa mencakup antara lain percakapan antara 2 orang atau lebih, pembicaraan lewat telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok kecil, seminar, dan presentasi lainnya.

2.                  Komunikasi Tertulis

Salah satu keebihan komunikasi tertulis adalah bahwa penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka. Pesan tertulis memiliki berbagai macam bentuk, antara lain surat, memo, proposal, dan laporan.

Perbedaan antara Komunikasi Lisan dan Tertulis :

Komunikasi lisan	Komunikasi tertulis
o   Anda menginginkan umpan balik segera dari audien. o   Pesan anda relative sederhana dan mudah di mengerti . o   Anda tidak memerlukan catatan permanan o   Anda dapat mengumpulkan audiens lebih mudah atau ekonomis. o   Anda menginginkan interaksi dalam memecahkan masalah.	o        Anda tidak memerlukan unpan balik segera. o        Pesan anda sangat rinci, komplek, dan memerlukan perencanaan yang hati-hati. o        Anda memerlukan catatan permanen. ·       Anda ingin mencapai audiens yang luas · Anda ingin mengurangi distorsi penyampaian pesan.

Sumber

http://bagussmpr.blogspot.co.id/2016/05/jenis-jenis-komunikasi.html

http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/komunikasi_bisnis/bab2-macam_macam_komunikasi.pdf

http://faturachmanrizky.blogspot.co.id/2016/06/teknologi-informasi-dalam-komunikasi.html?m=1

https://cucusarnika95.wordpress.com/2016/06/06/bab-v-teknologi-informasi-dalam-komunikasi-bisnis/amp/

http://stiebanten.blogspot.co.id/2011/05/pengertian-perencanaan-pesan-pesan.html?m=1

http://ekonomikomiko.blogspot.co.id/2014/05/proses-menulis-perencanaan-pesan-bisnis.html

http://riskaekacahyanti.blogspot.co.id/2016/03/penentuan-proses-komposisi.html